Assistant(e) : une fonction polyvalente

2 jours (14 heures)

DPEVO-ASSFONC

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En suivant cette formation, vous allez :

  • Vous adapter aux nouvelles attentes d'un poste enrichi et exigeant
  • Faciliter le travailler ensemble et fédérer autour d'une organisation claire et bienveillante
  • Faire preuve d'esprit d'analyse et de synthèse pour vous montrer force de proposition
  • Fluidifier les communications entre les équipes, et prendre vous-même la parole.

Public concerné

  • Assistant(e)s nouvellement nommé(e)s, ou en poste.

Niveau requis

  • Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.

Introduction

  • Présentation de chacun, partage des attentes et des objectifs
  • Présentation du programme, du rythme et du formateur

Faire le point sur ses compétences

  • Identifier ses savoirs, savoir-faire, savoir-être ("soft skills")
  • Prendre conscience de son fonctionnement personnel et de ses besoins
  • Trouver ses niveaux optimaux d'autonomie et de décision
  • Connaître ses limites et savoir dire non

De l'information à la communication

  • L'importance de l'accueil (physique / téléphonique / visio) dans la relation client
  • Travailler son écoute et sa répartie pour rebondir en toute situation
  • Pratiquer le questionnement, la reformulation et les feedbacks

Du présentiel au distanciel

  • Intégrer les nouveaux enjeux du distanciel et recréer des conditions de travail favorable
  • Trouver sa posture et son rôle, contribuer à l'animation et à l'accueil
  • Travailler sur le paraverbal (ton) et le non verbal (geste) pour faire passer ses messages
  • Proposer un cadre et s'y tenir avec tact, compréhension et souplesse

Collaborer efficacement

  • Participer à la création d'un climat de confiance au sein de l'entreprise
  • Comprendre le mode de fonctionnement et le type de personnalité de ses collègues
  • Trouver sa place en réunion présentielle ou distancielle (avant, pendant, après)
  • Développer sa capacité de synthèse pour mettre en lumière les informations essentielles
  • Comprendre les enjeux des décisions pour se positionner efficacement en relai

S'organiser et prioriser

  • Travail d'introspection : son rapport au temps, à la gestion des urgences
  • Trouver votre rythme personnel pour être productif.ve mais pas essoufflé.e
  • Partager des méthodes de planification
  • Intégrer l'urgence, les contraintes et les imprévus

Développer son leadership

  • Etre garant du cadre et des règles fixées, avec agilité
  • Passer du point de vue "problème" au point de vue "solution"
  • Analyser et verbaliser les dysfonctionnements visibles de l'organisation
  • Faire preuve d'assertivité dans ses prises de décision

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
  • Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
  • Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
  • Jeux improvisés et théâtralisés : pour travailler sur son non-verbal, sa répartie et sa créativité
  • Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...

Synthèse de la session

  • Bilan oral et évaluation à chaud
  • Debriefs personnalisés par le groupe et par le formateur
  • Proposition d'une action concrète et temporelle à mettre en place à l'issue de la formation
  • Auto-évaluation avant et après la formation, afin de valider les compétences acquises

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Assistant(e) : une fonction polyvalente
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