Réussir des entretiens et réunions à distance

2 jours (14 heures)

COMO-DIS

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En suivant cette formation, vous allez :

  • Maîtriser vos réunions à distance
  • Organiser la technique
  • Adapter vos comportements à la situation lors de vos animations et vos communications
  • Vous légitimer dans votre rôle d'animateur
  • Gérer les tensions et les frustrations possibles.

Public concerné

  • Toute personne amenée à organiser des entretiens et des réunions à distance.

Niveau requis

  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

Introduction

  • Présentation de chacun
  • Attentes et objectifs visés de chaque participant
  • Présentation de la formation

Préparer ses entretiens à distance

  • Quels sont les avantages d'un entretien à distance ?
  • Quels sont les points-clés de la préparation des entretiens et des réunions à distance ?
    • L'ordre du jour
    • Les objectifs
    • Pourquoi et comment s'y prendre ?
    • Les décisions et les actions à mettre en oeuvre ?
  • S'informer sur les interlocuteurs pour mieux comprendre et préparer ses réponses
  • Choisir le profil et le nombre de participants
  • Communiquer une invitation claire au regard des typologies d'entretien ou réunion à mener, annonce de décision, résolution de problème
  • Définir les équipements nécessaires à la réunion

Savoir animer une réunion motivante à distance

  • Le rôle d'animateur, se connaître en terme de forces et de faiblesses permet de mieux s'adapter
  • Piloter le travail du groupe
    • Modalités
    • Règles
    • Outils de partage de l'information
  • Rendre l'animation vivante, structurée et participative
  • Contrôler les discussions, écouter, reformuler, réfléchir et s'adapter afin de répondre à son environnement
  • Faire des synthèses et autres conclusions au moment opportun
  • Savoir utiliser l'adversité pour faire passer ses messages et ses décisions sans détour avec calme et sérénité
  • Comment favoriser les échanges avec le DESC (Décrire, Exprimer, Spécifier, Conclure) ?
  • Les lois de la communication, contenu, voix, comportements et moi, l'(les) autre(s) et la situation

Piloter une réunion à distance

  • Les caractéristiques d'une réunion à distance réussie
  • Identifier : l'avant, le déroulé et l'après
  • Soigner les premiers instants pour créer le climat de confiance
  • Faire participer tous les présents pour assurer la dynamique de groupe
  • Valoriser le temps et l'écoute mutuelle des participants
  • Rédiger le compte-rendu simple et en temps réel

Gérer les situations délicates lors de l'animation

  • Mettre en congruence timbre de voix, contenu et attitudes
  • Quelques principes pour réagir face aux frustrations, résistances et autres freins
  • Utiliser l'outil DESC pour éviter les situations délicates ou sortir de celles-ci

Préparer son plan de progrès

  • Reprendre l'auto diagnostic d'assertivité : chaque stagiaire définit un point de progrès
  • Réflexion collective
  • Echanges sur les différents plans de progrès

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Ateliers :
    • Des enjeux et défis de la prise de parole à distance
    • Mind Mapping des canaux de communication à distance
    • Préparation de son atelier à distance
    • Prise de parole à distance et feedforward (débrief pensée positive)

Synthèse de la session

  • Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
  • Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
  • Bilan oral et évaluation à chaud

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