D'assistante à Office Manager

2 jours (14 heures)

DPEVO-OFMANAG

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En suivant cette formation, vous allez :

  • Comprendre les attentes et la posture polyvalente du poste
  • Oser prendre le lead et contribuer efficacement au développement des projets et des personnes
  • Devenir facilitateur et animateur, pour contribuer à la bonne communication entre les équipes
  • Repérer, exprimer, et contribuer à solutionner les dysfonctionnements visibles, organisationnels ou interpersonnels
  • Diffuser une image positive de votre entreprise et co-construire un cadre de travail épanouissant.

Public concerné

  • Toute personne souhaitant évoluer vers le métier d'Office Manager.

Niveau requis

  • Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs. Avoir déjà une première expérience dans le domaine de l'assistanat.

Introduction

  • Présentation de chacun, partage des attentes et des objectifs
  • Présentation du programme, du rythme et du formateur

Travail introspectif

  • Prendre conscience des soft skills essentiels : prise de recul, écoute, capacité de synthèse, esprit collaboratif, prise de parole en public...
  • Développer son assertivité pour définir le contour de ses missions
  • Décider de son niveau d'autonomie et de décision

Collaborer efficacement... même à distance

  • Connaître les règles de l'animation à distance pour faciliter ce nouveau mode de travail
  • S'assurer d'un cadre inclusif, qui prenne soin des personnes... et de soi-même
  • Assumer une posture multiple : assistant, modérateur, relai de parole, scribe...
  • Utiliser son corps (voix / regard / geste / sourire) pour rendre ses propos lisibles visuellement
  • Etre à l'aise avec les outils digitaux qui dynamiseront vos réunions (sondage, document partagé...)

La communication au coeur du système

  • Prendre la parole pour exprimer ses idées
  • S'adapter au format grand public, comme distanciel
  • Travailler son écoute et sa capacité de reformulation pour faciliter les échanges
  • Adopter une culture feedback... même pour son manager

Faire le point sur la raison d'être de sa mission

  • Prendre le temps de reconnaître et mettre à jour ses forces, compétences et aspirations
  • Développer son intelligence émotionnelle pour s'adapter aux besoins du groupe
  • Rester en accord avec ses valeurs, développer l'estime de soi
  • Autodiagnostic : les champs à faire grandir

Contribuer à créer une organisation vertueuse

  • Analyser, repérer et faire remonter les dysfonctionnements, avec la Communication Non Violente
  • S'adapter à l'imprévu et à l'urgence : oser improviser
  • S'entourer, demander de l'aide, accepter "l'assistance" des autres
  • Découvrir les méthodes d'intelligence collective pour prendre part aux enjeux de décisions

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
  • Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
  • Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
  • Jeux improvisés et théâtralisés : pour travailler sur son non-verbal, sa répartie et sa créativité
  • Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...

Synthèse de la session

  • Bilan oral et évaluation à chaud
  • Debriefs personnalisés par le groupe et par le formateur
  • Proposition d'une action concrète et temporelle à mettre en place à l'issue de la formation
  • Auto-évaluation avant et après la formation, afin de valider les compétences acquises

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D'assistante à Office Manager
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