Animer des réunions productives en distanciel

3 jours (21 heures)

COMO-REUDIS

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En suivant cette formation, vous allez :

  • Identifier les différents formats existants (réunions, rencontres, ateliers...)
  • Examiner les différences entre les formats présentiels et à distance afin d'adapter votre animation
  • Décrire les nouvelles méthodes d'animation
  • Choisir les outils pertinents en fonction du format et de la méthode
  • Etudier les enjeux pour adopter le bon format, la bonne méthode et les bons outils
  • Structurer votre réunion pour faire émerger une dynamique productive
  • Défendre votre posture d'animateur pour améliorer votre efficacité et votre productivité.

Public concerné

  • Toute personne en charge de l'animation de réunions collectives ou de groupes de travail souhaitant dynamiser et rendre fructueuse sa réunion et ce, quel que soit le contexte (information, décision, partage d'expérience, projet...). Ou toute personne souhaitant réinventer sa posture d'animateur pour animer de façon plus ludique et innovante.

Niveau requis

  • Cette formation ne nécessite pas de prérequis.

1) Avant la formation

  • Questionnaire de positionnement pour identifier ses propres axes de progrès

2) Pendant la formation

Introduction

  • Présentation de chacun
  • Attentes et objectifs visés de chaque participant
  • Présentation de la formation

Optimiser les conditions de réussite d'une réunion

  • Situer l'outil "réunion" parmi les autres outils de communication
  • Identifier les différentes fonctions d'une réunion
  • Fixer les objectifs et les indicateurs de réussite
  • Choisir de façon pertinente les participants
  • Concevoir un projet de réunion
    • Ordre du jour
    • Travail préparatoire des participants
    • Méthode d'animation
    • Outils

Se positionner en tant qu'animateur de la réunion

  • Les 3 rôles et les qualités de l'animateur
  • Se sentir légitime en tant qu'animateur
  • Optimiser son animation en fonction de sa personnalité et de son public
  • Fixer des règles de communication
  • Faire produire un groupe et développer la créativité
  • Développer ses capacités de communication avec un groupe
  • Développer l'intelligence collective en réunion
  • Développer ses capacités d'écoute et d'adaptation au groupe
  • Assurer des temps de prise de parole équitables
  • Identifier les différents rôles dans le groupe
  • Faire découvrir les compétences de chacun
  • Gérer les participants "difficiles" et les comportements spécifiques
  • Anticiper et réguler les tensions relationnelles
  • Réaliser un tour de table productif : 8 techniques alternatives

Structurer sa réunion

  • Appropriation d'un outil original de structuration
  • Elaborer un scénario et un fil rouge
  • Ouvrir sur un brise-glace adapté et original
  • Choisir les outils d'animation adaptés en fonction du scénario
  • Gérer les incidents les plus souvent rencontrés
  • Lead, lâché-prise, silence et rappel des règles

Préparer l'après-réunion (optionnel)

  • Relire sa prise de notes, structurer et rédiger le compte-rendu
  • En tirer des conclusions pour préparer la prochaine réunion
  • Identifier les points non abordés dans l'ordre du jour, à reporter
  • Faire le point sur les présents utiles pour cette réunion et ceux nécessaires pour la prochaine
  • Débriefer sa propre intervention pour s'améliorer en continu
  • Prendre des notes quel que soit le type de réunion
  • Structurer et rédiger le compte-rendu
  • Cas où l'animateur réalise lui-même le compte-rendu

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Jeux de rôles filmés de divers types de réunions
  • Exercice pratique de rédaction d'un compte-rendu à partir d'une simulation de réunion
  • Identifier les questions à se poser pour se préparer
  • Rédaction d'objectifs et étude de cas
  • Mise en situation : gestion d'un débat avec jeux des différents rôles animateur / modérateur / régulateur (thématique amenée par les stagiaires ou le formateur)
  • Travail par groupe sur la gestion des émotions en réunion
  • Empathie et auto-empathie dans des situations avec des personnalités difficiles
  • Mise en situation (jeux de rôles) avec travail sur la posture et la communication

Synthèse de la session

  • Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
  • Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
  • Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
  • Bilan oral et évaluation à chaud

3) Consolider et approfondir

Learning Boost (en option - 520 € / pers)

  • E-Boost (module e-learning, en aval de votre séance en présentiel) : Animer des réunions productives à distance (3h)
    • Préparer votre réunion
    • Animer votre réunion à distance
    • Structurer votre réunion
    • Adapter votre communication aux réunions à distance
    • Pour aller plus loin
  • Coaching (2 séances d'1 heure) :
    • Séance individuelle en distanciel (par téléphone ou en visio)
    • Mise en œuvre d'un plan d'action personnalisé "PAP" pour appliquer les nouvelles connaissances

Classe virtuelle (en option - 490 € / pers)

  • Partage de retours d'expériences
  • Questions / rréponses avec votre formateur

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Animer des réunions productives en distanciel
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